​L'ULB et ses SIRH

La transition de PERSO vers SAP

 

Le processus de transition

 

Selon Mr Vander Auwera, le processus d'implémentation se déroule en trois phases :

• la phase de « développement », qui vise à analyser et comprendre les besoins du département afin d'adapter SAP à ceux-ci ;

• la phase de « test », qui a pour objectif de tester, à l’aide de données récentes, le bon fonctionnement des différentes opérations pouvant être réalisées avec le logiciel ;

• la phase de « production », qui est l’utilisation effective et quotidienne par les utilisateurs. Pour l'instant, SAP HR n'est que partiellement opérationnel via le système « Mini-HR ».

 

Le schéma ci-dessous[1] représente le modèle cyclique de ces phases :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les Key Users

 

Les Key Users pour SAP HR sont des personnes qui travaillent dans les ressources humaines et qui ont suivi une formation SAP.

 

Leur fonction consiste principalement à centraliser les besoins des utilisateurs et à réaliser les tests des nouveaux développements. Ils aident également les utilisateurs à employer SAP en toute confiance.

 

Mme Sylvie Van Ranst nous a expliqué plus précisément ses tâches en tant que Key User. Tout d'abord, le service des ressources humaines a divisé SAP en procédures de travail selon les populations qu’il gère. En effet, le département RH s'occupe de plusieurs types de population comme, par exemple, le personnel enseignant-scientifique, les jobistes, ou encore les chercheurs, etc. Ces populations ne peuvent pas être gérées de la même façon et nécessitent des procédures différentes.

 

Ensuite, les Key Users ont rédigé sur papier toutes les procédures existant au sein du département RH.

 

Pour l'instant, les Key Users réalisent la phase "test". Ainsi, pour chaque procédure, ils doivent vérifier si celle-ci fonctionne bien et si elle correspond correctement  aux attentes du département RH.

 

 

La phase "test" des procédures RH

 

Les Key Users ont déjà testé les différentes procédures d'embauche (CDD, CDI, temps partiels,…).

Ils ont également testé "les compléments", qui sont des primes accordées pour certaines fonctions insalubres.

Actuellement, ils sont en train de tester la procédure de reconduction : il s'agit du renouvèlement d'un contrat de travail  pour une certaine période.

 

 

Les difficultés rencontrées

 

Nous avons questionné les différents intervenants sur les problèmes qu'ils rencontrent lors de cette transition.

 

• Les développeurs SAP

 

Selon Michel Foé, l'une des plus grandes difficultés est la migration des données du système PERSO vers le système SAP.  Les informations dans l'ancien système sont différentes et les adapter à SAP peut s'avérer complexe.

 

En outre, les développeurs SAP rencontrent un autre problème lors de la phase de développement : les demandes de certains Key Users ne sont pas réalisables avec le système SAP, ils doivent donc leur en expliquer les raisons, et les conseiller.

 

• Les Key Users

 

Sylvie Van Ranst a constaté le problème de la régression : certains développements dans une population spécifique risquent d'affecter une autre population et d'entraîner, de ce fait, des dysfonctionnements de procédures déjà testées auparavant.

 

Elle nous a également parlé du problème des modifications législatives : certaines procédures ont été développées mais ensuite, changées ou supprimées à cause de modifications législatives. Ces procédures doivent alors être redéveloppées et re-testées, etc.

 

Enfin, le "Turnover" est une difficulté importante. Plusieurs Key Users qui ont suivi une formation sur le système SAP ont quitté l'ULB pour un poste plus attrayant.  Les utilisateurs actuels sont formés par les Key Users restants et la formation s'avère donc imparfaite. Selon Philippe Kerfs, pour que le projet soit mené à bien, les utilisateurs doivent s'y impliquer et se l'approprier. 

 

 

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[1] BERNARD LUC, PowerPoint – informatique appliquée, slide n°103, 2014-2015.