L'ULB et ses SIRH
PERSO
Actuellement, le système d'information de gestion des ressources humaines utilisé à l'ULB est le système PERSO.
Historique
C’est à la fin des années 80 que le programme PERSO a vu le jour. Celui-ci fut développé par une équipe d’informaticiens au sein de l’ULB, afin de répondre aux besoins de l’institution : c’est donc un « logiciel maison ».
Il s'agit d'un outil de développement qui était principalement utilisé comme système de paie. Il a été conçu pour être le système central dans la gestion des personnes ; il permet donc d'établir le lien entre le système de paie et la gestion des personnes.
Son élaboration s’est déroulée en plusieurs étapes. Tout d'abord, les informaticiens ont mis en place la gestion des contrats. Ensuite, le moteur de paie a été développé en un peu moins d'un an. Ainsi, PERSO a été très vite élaboré en comparaison avec SAP HR.
Ce logiciel a été modernisé tout au long des années, et il fonctionne aujourd’hui avec des technologies actuelles.
D'après l'équipe des développeurs et analystes SAP HR, PERSO a surmonté assez aisément de nombreuses difficultés telles que l'an 2000, le passage à l'euro ou encore la mise sur Internet.
Fonctionnement
Ce logiciel est divisé en deux secteurs : d’une part, la gestion des ressources humaines et, d’autre part, le système de paie.
PERSO est non seulement un logiciel de paie, mais il permet également d’enregistrer toutes les informations nécessaires pour gérer la personne en tant que membre de la communauté universitaire. Celle-ci comprend non seulement tout le personnel rémunéré, mais aussi tous les individus qui sont simplement enregistrés dans l’institution parce qu’ils ont des liens avec celle-ci.
Par exemple, PERSO enregistre également les mandataires FNRS rémunérés par le FNRS, ou encore les maîtres de stage.
Le logiciel permet ainsi d’enregistrer toutes les informations nécessaires à la gestion des ressources humaines, de l'engagement d'une personne à son départ, ou même après, si elle est pensionnée de l’institution.
Initialement, PERSO a été conçu pour être un programme souple, c'est-à-dire que chaque utilisateur dispose d'une grande liberté d'action. Par exemple, s'il faut rédiger un nouveau contrat, celui-ci varie en fonction de la personne chargée de cette tâche. En effet, avec ce logiciel, une part de subjectivité peut intervenir, car les règles ne sont pas écrites et explicitées : chacun peut dès lors avoir sa propre interprétation.
Passage nécessaire vers SAP
L’époque a changé, et à l'heure actuelle, l'ULB a besoin d'un logiciel plus formaliste. SAP HR permet d'encoder des informations de manière plus détaillée, et les processus ne sont plus les mêmes.
SAP HR est beaucoup plus rigoureux que PERSO, dans le sens où une même information ne peut être enregistrée que d'une seule manière, et que les procédures à suivre sont très précises et structurées.
De plus, SAP HR va plus loin que PERSO ne le permet actuellement. Par exemple, la création du contrat est automatiquement générée par le système SAP alors qu'avec PERSO, il faut que le gestionnaire le rédige lui-même. De plus, SAP HR comprend un modèle qui calcule l’ancienneté, alors qu'actuellement, celle-ci est toujours calculée par l'utilisateur. Ce calcul de l’ancienneté sera beaucoup plus précis car SAP HR se basera sur des règles qui ne pourront pas être modifiées ni interprétées, et tout sera informatisé. Ainsi, la part de subjectivité permise par le logiciel PERSO tendra à disparaître avec SAP HR.
De plus, selon l'équipe des développeurs et analystes SAP HR, PERSO est dépassé au niveau des concepts. Les nouveaux utilisateurs ne le connaissent pas, et il leur est très difficile d'apprendre à l'utiliser ; c'est pourquoi ils veulent sortir de cet outil « fait maison » pour aller vers un logiciel plus standard et connu de tous, SAP.
Comme nous le verrons plus loin, celui-ci vise à tout centraliser dans un seul et même système. Ainsi, selon l'équipe de développeurs et analystes SAP HR, PERSO appartient à une époque ancienne et révolue tandis que SAP représente l'époque actuelle.