​L'ULB et ses SIRH

Le projet SMILEY Sup.

 

En 2009, l'ULB a décidé d'implémenter un ERP, un système de gestion intégré. Ce projet, appelé SMILEY, vise, principalement, à améliorer la gestion administrative de l’ULB en informatisant les données au sein d’un nouveau système appelé SAP. Ce support informatique doit permettre d'améliorer la qualité des services rendus et les conditions de travail.[1]

 

Selon le site de l'ULB, "Il s'agit d'un système informatique qui favorise une gestion transversale de l'institution. En effet, l'Université fonctionnait jusqu'à présent avec toute une série de systèmes cloisonnés qui coexistaient en parallèle. La mise en place de SMILEY signifie la suppression des doublons et tâches dupliquées ainsi que la synchronisation des informations en tous points de l'Université."[2]

 

Le projet d'implémentation du logiciel SAP compte couvrir cinq domaines: les finances, les ressources humaines, les projets, les contrats de recherche et les achats[3].

 

Le projet contient deux modules :

• un module SAP FICO consacré à la fiscalité et la comptabilité ;

• un module SAP HR  affecté à la gestion des carrières.

 

Ces deux modules sont étroitement liés : les ressources humaines, dans une entreprise classique, s’occupent en même temps de la gestion financière et de la gestion des carrières. Pourtant, actuellement à  l’ULB, ces deux modules utilisent des systèmes différents :

• un système SAP qui s’occupe principalement des finances et  la comptabilité ;

• un système PERSO pour la gestion des ressources humaines (gestion des carrières).

 

Un tel mode de fonctionnement comporte plusieurs inconvénients comme, par exemple, la redondance de données vu qu'elles sont stockées plusieurs fois dans les différents systèmes ou le risque d'erreurs de saisie qui peuvent provoquer une incohérence de données entre les divers départements de l'ULB.[4]

 

Le projet d'implémentation du logiciel SAP a pour but de centraliser les systèmes pour obtenir une plate-forme unique qui, in fine, permettra une facilité d’utilisation. En effet, SAP est un logiciel de gestion dans lequel sont insérés tous les aspects de la gestion de l’entreprise.

 

Le module de gestion des carrières, par exemple, vise à pouvoir automatiser et structurer toutes les procédures à chaque étape de la carrière d'un employé, de son engagement à son départ. En effet, avec le système « PERSO », il n'y a pas de procédure méthodique, tandis qu'avec le logiciel SAP, les étapes sont beaucoup plus précises et automatisées au sein du système.

 

À terme, l'ULB espère que le logiciel SAP permettra de développer d'autres fonctionnalités.[5] En effet, l'équipe informatique envisage de créer un portail qui présentera, par exemple, les offres d'emploi et permettra le dépôt des candidatures.

 

Depuis 2011, les départements Finance et Comptabilité (« FICO ») utilisent déjà SAP FICO. Par contre, l'ancien système PERSO est toujours employé pour la gestion des ressources humaines.

 

 

Les avantages et les inconvénients de SAP

 

• Les avantages

 

Centralisation

 

SAP centralise les données au sein d'une base de données unique: les informations ne sont saisies qu'une seule fois et sont accessibles à tous les départements concernés.

Cette centralisation permet la suppression de redondance des données, une perte d’informations réduite,  une meilleure communication entre les départements et une amélioration de la productivité.

 

Comme les schémas[1] ci-dessous l'illustrent, le système SAP (ERP) facilite réellement la gestion dans une entreprise.

Adaptation constante du système SAP :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://www.maformationsap.com/sap.html

 

 

Adaptation constante du système SAP

 

Le logiciel SAP est standard : il est utilisé par beaucoup d’entreprises. C'est pourquoi, l'entreprise SAP est appelée à s’adapter constamment aux demandes du marché et aux modifications législatives.

 

Gain de temps

 

Le centre de maintenance de l'entreprise SAP assure un service en cas de bug informatique.

Dans la plupart des cas, la solution ne doit plus être recherchée puisque le problème s'est déjà présenté dans une des nombreuses entreprises qui utilisent le système.

 

Homogénéité des informations

 

Les informations sont homogènes, ce qui facilite la communication des données. 

 

Sécurité accrue

 

Grâce à la centralisation des informations, il suffit de protéger un seul système au lieu de plusieurs, ce qui garantit plus de sécurité.

 

Structuration des processus

 

SAP permet de suivre un processus bien défini. Les étapes sont successives, ce qui permet d’avoir un certain ordre et ainsi de maintenir une certaine cohérence au sein du système.

 

• Les inconvénients

 

Le coût

 

Ce logiciel peut s'avérer très coûteux : il se chiffre en millions.

 

Il faut citer tout d'abord le coût d’achat. Celui-ci dépend du nombre de modules que l’entreprise veut utiliser. Ensuite, il faut tenir compte du coût annuel pour la maintenance qui permet l’accès à toutes les modifications et mises à jour du programme.

 

En outre, le coût d'utilisation est variable : il dépend du nombre d'utilisateurs et  du type d’utilisation du système. En effet, le prix diffère selon que l'utilisation  est  effective ou qu'elle ne consiste qu'en une simple consultation de données.

 

Il faut ajouter enfin le coût du matériel "hardware" indispensable pour mettre en place le logiciel.

 

La mise en œuvre

 

La mise en œuvre du projet d'implémentation du logiciel SAP est complexe. C'est effectivement un projet de grande ampleur qui est long et coûteux.

 

Le système SAP doit s'adapter aux besoins de l'organisation, mais il ne peut pas intégralement être modifié. De ce fait, l'organisation doit donc également s'adapter : les utilisateurs, habitués à l'ancien système, doivent suivre des formations ; les besoins doivent être formalisés, des consultants sont engagés afin d'aider au bon déroulement du processus, etc.

 

Le caractère standard

 

Le système SAP est un logiciel inventé pour toutes les entreprises. Il fournit, de ce fait, un modèle standard qui ne tient pas compte des différentes spécificités qui peuvent exister.

 

L’ULB, par exemple, utilise des  « multi-contrats » : une personne physique peut occuper deux postes et donc signer deux contrats (être chercheur à mi-temps et enseignant pendant l'autre mi-temps). Le logiciel standard SAP ne perçoit pas cette spécificité : il ne reconnait, à la base, qu'un seul contrat par personne. Il faut donc effectuer des modifications, ce qui peut engendrer des difficultés.

 

Bien sûr, les multinationales telles que Coca-Cola, Electrabel ou GSK s’intègrent plus facilement au modèle standard : elles utilisent le système à une plus grande échelle et payent des sommes importantes pour bénéficier d'un service plus approfondi de la part de SAP qui entreprend toutes les modifications nécessaires en cas de besoin.

 

 

Les problèmes liés à SAP

 

Le système SAP a déjà présenté plusieurs problèmes. Ainsi, lorsque la production n'est plus disponible, le système est paralysé et inaccessible aux utilisateurs. Les administrateurs SAP doivent chercher la source du problème et le régler au plus vite. 

 

En outre, des problèmes locaux peuvent également survenir. Il arrive, par exemple, qu'un utilisateur n'arrive pas à effectuer une opération ou que certaines mises à jour ne soient pas réalisées. Enfin, les administrateurs SAP peuvent également rencontrer quelques baisses de performance du système.

 

 

SAP comme SIRH à l'ULB

 

• SAP HR : en processus de développement

 

SAP HR  n'est pas encore utilisé, il est en processus de développement.

 

Cependant, un système de transition a été mis en place, appelé « Mini-HR » : le module SAP FICO de SAP a besoin de plusieurs données pour son bon fonctionnement. Ainsi, le département des ressources humaines encode certaines informations dans « Mini-HR » afin que SAP FICO puisse les utiliser.

 

SAP HR aurait dû être disponible en janvier 2015, mais la date a été reportée à janvier 2016. Malheureusement, plus les délais s'allongent, plus le coût d'implémentation est important.

 

• SAP HR : à terme

 

Selon Michel Foé, le processus de base de SAP HR est l'embauche. De ce fait, le système centralisera les données collectées sur la personne et son contrat : ses données personnelles, son poste, son type de contrat, ses absences, ses congés, etc.

 

Lorsqu'un poste sera créé sur SAP, l'embauche s'effectuera en deux phases :

• une phase hors SAP :  appel à la candidature, dépôt de candidature, présélection ;

• une phase avec SAP : lors de l'entretien d'embauche, le candidat apportera une série de documents (diplôme(s), carte d’identité, etc.). Si le recruteur décide de l'embaucher, il introduira les informations nécessaires dans SAP. Grâce à la centralisation des données, un lien sera effectué entre les informations sur la personne et sur son poste.

 

 

 

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[1] http://www.ulb.ac.be/df/home-projet-smiley.html, consulté le 15 décembre 2014

[2] http://www.ulb.ac.be/df/home-projet-smiley.html, consulté le 15 décembre 2014

[3] http://www.ulb.ac.be/df/home-projet-smiley.html, consulté le 15 décembre 2014

[4] http://www.maformationsap.com/sap.html, consulté le 15 décembre 2014

[5] http://www.ulb.ac.be/df/home-projet-smiley.html, consulté le 15 décembre 2014